Audyt technologiczny - dobre praktyki
Wysłane przez Paweł Żebrowski w pon., 11/22/2010 - 22:49
Nasza podróż z audytem technologicznym dobiegła końca. Przebyliśmy wszystkie podstawowe etapy, omówiliśmy wady i zalety tego narzędzia oraz chociaż w stopniu podstawowym udało się przybliżyć, w jaki sposób efektywnie go używać. W ostatniej części poradnika, kilka dobrych praktyk czyli praktycznych informacji które pozwolą na zdobycie większej liczby informacji o audytowanej firmie, niekoniecznie przez zadawanie mniej lub bardziej skomplikowanych pytań.
Definicji "dobrych praktyk" jest wiele. Na potrzeby tego artykułu, zdefiniujemy dobre praktyki jako nowe, ulepszone a czasami całkowicie zaskakujące możliwości rozwiązywania problemów, które obecnie rozwiązywane są sposobami konwencjonalnymi. Dobre praktyki to również pokazanie w jaki sposób inaczej podejść do problemu, w jaki sposób rozwiązać go nie kierując się schematami.
Oto kilka dobrych praktyk z zakresu audytu technologicznego. Gorąco zachęcam do dzielenia się własnymi, wykorzystując nasze Portalowe forum
1. Podsuwaj pomysły podczas audytu.
Jak już wspomniałem, audyt technologicznie nie powinien ograniczać się, a najlepiej w ogóle nie wyglądał jak wypełnianie formularza, który mamy w ręce. Oczywiście, notatki są niezbędne, jednakże nie należy punkt po punkcie zadawać monotonnych pytań osobom, które przepytujemy. Podczas audytu warto być dynamicznym - wchodzić w interakcję, dopytywać (ale nie zbyt nachalnie), pokazać swoją wiedzę już na etapie rozmowy. Jeżeli znamy odpowiedź na problem, który się pojawił, nie czekajmy z nim aby opisać go w raporcie - zasygnalizujmy rozwiązanie od razu podczas rozmowy. Ważne, abyśmy mogli wytłumaczyć dane rozwiązanie, posiadali wiedzę aby móc je obronić. Działając w ten sposób mamy szansę wzbudzić ciekawość osób, które są audytowane i tym samym zmniejszyć dystans na linii "firma-audytor" dowiedzieć się więcej, bardziej wartościowych informacji. Nawet jeżeli proponowane rozwiązanie zostanie odrzucone, ponieważ np. było już wcześniej proponowane ale niestety się nie sprawdziło, nie jest to rzecz która Nam ujmuje - udowadniamy w ten sposób, że posiadamy wiedzę z dziedziny, której dotyczy spotkanie.
Jak już wspomniałem, audyt technologicznie nie powinien ograniczać się, a najlepiej w ogóle nie wyglądał jak wypełnianie formularza, który mamy w ręce. Oczywiście, notatki są niezbędne, jednakże nie należy punkt po punkcie zadawać monotonnych pytań osobom, które przepytujemy. Podczas audytu warto być dynamicznym - wchodzić w interakcję, dopytywać (ale nie zbyt nachalnie), pokazać swoją wiedzę już na etapie rozmowy. Jeżeli znamy odpowiedź na problem, który się pojawił, nie czekajmy z nim aby opisać go w raporcie - zasygnalizujmy rozwiązanie od razu podczas rozmowy. Ważne, abyśmy mogli wytłumaczyć dane rozwiązanie, posiadali wiedzę aby móc je obronić. Działając w ten sposób mamy szansę wzbudzić ciekawość osób, które są audytowane i tym samym zmniejszyć dystans na linii "firma-audytor" dowiedzieć się więcej, bardziej wartościowych informacji. Nawet jeżeli proponowane rozwiązanie zostanie odrzucone, ponieważ np. było już wcześniej proponowane ale niestety się nie sprawdziło, nie jest to rzecz która Nam ujmuje - udowadniamy w ten sposób, że posiadamy wiedzę z dziedziny, której dotyczy spotkanie.
2. Wybierz dwie osoby.
Jest to ciekawa metoda, które wymaga wprawy jednakże może przynieść zaskakujące informacje. Odpowiedni czas przed audytem przygotujmy tabelę, w której będziemy pytać np. o poziom wykształcenia pracowników firmy, znajomość języków czy też dane finansowe. Taką tabelę wyślijmy do dwóch osób, w oddzielnych mailach, najlepiej z różnych działów danej firmy, z prośbą o przedstawienie w/w informacji, abyśmy mogli lepiej przygotować się do spotkania. Wyniki mogą być zaskakujące. Bardzo rzadko dane są w 100% zbieżne od obydwu osób - zastanówmy się, skąd mogą wynikać różnice: czy szef może nie znać swoich pracowników? czy zna dane finansowe swojej firmy?
Jest to ciekawa metoda, które wymaga wprawy jednakże może przynieść zaskakujące informacje. Odpowiedni czas przed audytem przygotujmy tabelę, w której będziemy pytać np. o poziom wykształcenia pracowników firmy, znajomość języków czy też dane finansowe. Taką tabelę wyślijmy do dwóch osób, w oddzielnych mailach, najlepiej z różnych działów danej firmy, z prośbą o przedstawienie w/w informacji, abyśmy mogli lepiej przygotować się do spotkania. Wyniki mogą być zaskakujące. Bardzo rzadko dane są w 100% zbieżne od obydwu osób - zastanówmy się, skąd mogą wynikać różnice: czy szef może nie znać swoich pracowników? czy zna dane finansowe swojej firmy?
3. Nie oceniaj.
Aby zdobyć zaufanie osób, które są audytowane, warto powstrzymać się od ocen na etapie prowadzenia rozmowy. Lepiej wyrazić je po przeanalizowaniu w samym raporcie. Oceniając, np. strategię firmy czy też np. sposób dobrania maszyn w parku technologicznym możemy albo zrazić do siebie osoby, które goszczą Nas w firmie, albo też - o zgrozo - nie trafić z "diagnozą" i pokazać braki w swojej wiedzy. Analiza "na spokojnie" jest tutaj jak najbardziej pożądana.
4. Obserwuj.
Obserwacja bardzo dobrze sprawdza się, kiedy audytorami są dwie osoby. Można zawczasu ustalić role pomiędzy audytorami, że gdy jeden zadaje pytania, drugi skupia się na otoczeniu. Co mówi Nam ciągle dzwoniący telefon szefa? Może nie panuje nad swoją firmą? Dlaczego sekretarka wie więcej od osób decyzyjnych? Jak pracownicy odnoszą się do Zarządu, kiedy np. wizytujemy halę produkcyjną? Wszystkie informacje z otoczenia, mogą być bardzo, bardzo cenne.
Obserwacja bardzo dobrze sprawdza się, kiedy audytorami są dwie osoby. Można zawczasu ustalić role pomiędzy audytorami, że gdy jeden zadaje pytania, drugi skupia się na otoczeniu. Co mówi Nam ciągle dzwoniący telefon szefa? Może nie panuje nad swoją firmą? Dlaczego sekretarka wie więcej od osób decyzyjnych? Jak pracownicy odnoszą się do Zarządu, kiedy np. wizytujemy halę produkcyjną? Wszystkie informacje z otoczenia, mogą być bardzo, bardzo cenne.
Autor: Paweł Żebrowski
Dodaj komentarz